Eventplanung: Organisation, Vorschriften und Checkliste Wie plane und organisiere ich eine Veranstaltung?

Eventplanung: Einleitung

Eine erfolgreiche Organisation einer Veranstaltung erfordert sorgfältige Eventplanung, fundierte Kenntnisse von Vorschriften und Regelungen sowie eine präzise Ablaufplanung. Egal, ob es sich um eine Firmenfeier, ein Konzert oder eine private Party handelt – die richtige Vorbereitung ist der Schlüssel zu einer gelungenen Veranstaltung. In diesem Beitrag werden die wichtigsten Schritte und Phasen der Eventplanung dargestellt, ergänzt durch eine Checkliste zur optimalen Umsetzung.

Wie plane und organisiere ich eine Veranstaltung?

Die Planung und Organisation einer Veranstaltung erfordert eine systematische Herangehensweise, um sicherzustellen, dass alle Aspekte abgedeckt sind und das Event reibungslos verläuft. Hier sind die wichtigsten Schritte, um deine Veranstaltung erfolgreich zu planen:

1. Ziel und Zweck der Veranstaltung festlegen: Zunächst musst du dir klar werden, welches Ziel du mit der Veranstaltung verfolgst. Handelt es sich um eine Firmenfeier, ein Konzert, eine Konferenz oder eine private Feier? Die Art der Veranstaltung beeinflusst das gesamte Konzept und die Auswahl der Dienstleister.
2. Zielgruppe definieren: Wer soll an der Veranstaltung teilnehmen? Die Zielgruppe bestimmt viele Aspekte der Planung, darunter das Catering, die Unterhaltung und die Dekoration. Berücksichtige auch besondere Bedürfnisse deiner Gäste, z. B. VIPs oder internationale Teilnehmer.
3. Budget erstellen: Lege ein realistisches Budget fest, das alle wesentlichen Elemente wie Location, Catering, Unterhaltung, Technik, Sicherheit, Logistik, Reinigung und Dekoration abdeckt. Vergiss nicht, einen Puffer für unvorhergesehene Kosten einzuplanen.
4. Datum und Location auswählen: Finde eine passende Location, die sowohl zu deiner Zielgruppe als auch zu deinem Eventkonzept passt. Berücksichtige die Kapazität, die Erreichbarkeit und die technischen Voraussetzungen des Veranstaltungsorts. Stelle sicher, dass die Location zum gewünschten Datum verfügbar ist und buche sie frühzeitig.
5. Logistik und Transport organisieren: Plane den Transport für Gäste, VIPs und Materialien. Ein zuverlässiger Limousinen- oder Shuttle-Service für VIPs und Gäste sowie ein professionelles Umzugsunternehmen für den sicheren Transport von Ausrüstung und Technik sind entscheidend. Auch der Zugang zur Location und mögliche Zufahrtswege für Lieferungen sollten berücksichtigt werden.
6. Sicherheitsmaßnahmen einplanen: Ein gut durchdachtes Sicherheitskonzept ist unerlässlich, um die Sicherheit der Gäste zu gewährleisten. Beauftrage ein Sicherheitsunternehmen für den Eventschutz, Personenschutz für VIPs, Zugangskontrollen und Wachdienste. Falls nötig, organisiere Parkplatz-Ordner und eine zusätzliche Überwachung der Außenbereiche.
7. Dienstleister buchen: Stelle sicher, dass du alle wichtigen Dienstleister rechtzeitig buchst, darunter:
   • Catering: Suche ein Catering-Unternehmen, das den Geschmack deiner Gäste trifft und verschiedene Menüoptionen anbietet.
   • Unterhaltung: DJs, Bands, Redner oder andere Unterhaltungselemente müssen frühzeitig gebucht werden.
   • Technik: Ton- und Lichttechnik sollten von einem spezialisierten Dienstleister bereitgestellt und betreut werden.
   • Dekoration: Je nach Thema und Stil deiner Veranstaltung brauchst du möglicherweise besondere Dekorationen und Möbel.
   • Reinigungsdienst: Ein professioneller Reinigungsdienst ist notwendig, um die Location vor, während und nach dem Event sauber zu halten.
8. Zeitplan erstellen: Ein detaillierter Zeitplan hilft dir, den Überblick über alle Aufgaben und Deadlines zu behalten. Notiere, wann welche Dienstleister eintreffen müssen, wann der Aufbau beginnt und wann alles bereit sein muss. Der Zeitplan sollte auch das Catering und die Unterhaltung koordinieren.
9. Werbung und Einladungen: Falls es sich um ein öffentliches Event handelt, sollten entsprechende Werbemaßnahmen wie Social-Media-Marketing, Flyer und E-Mail-Kampagnen frühzeitig eingeplant werden. Bei privaten Events oder Firmenevents sind personalisierte Einladungen an die Gäste ein wichtiger Schritt.
10. Risikomanagement: Identifiziere potenzielle Risiken, wie Ausfälle von Technik, schlechtes Wetter (bei Outdoor-Veranstaltungen) oder Sicherheitsprobleme. Entwickle Notfallpläne, um im Falle von Komplikationen schnell reagieren zu können.

Vorschriften und Genehmigungen für Organisieren von Events und Veranstaltungen

Beim Organisieren von Events und Veranstaltungen müssen verschiedene gesetzliche Regelungen und Vorschriften eingehalten werden. Diese sind notwendig, um die Sicherheit der Teilnehmer zu gewährleisten, rechtliche Anforderungen zu erfüllen und Umweltschutz- sowie Lärmschutzvorschriften zu berücksichtigen. Hier sind die wichtigsten Regelungen und Vorschriften, die bei der Planung und Durchführung eines Events beachtet werden müssen:

1. Genehmigungen und behördliche Auflagen Je nach Art und Größe der Veranstaltung können behördliche Genehmigungen erforderlich sein. Dazu gehören:
   • Veranstaltungsgenehmigung: Viele Veranstaltungen, insbesondere öffentliche Events oder Großveranstaltungen, müssen von den örtlichen Behörden genehmigt werden. Dabei können verschiedene Auflagen erteilt werden, die einzuhalten sind.
   • Sondernutzungserlaubnis für öffentliche Flächen: Wenn das Event auf öffentlichen Flächen wie Straßen, Parks oder Plätzen stattfindet, ist eine Sondernutzungserlaubnis erforderlich.
   • Alkoholausschank: Wenn auf dem Event Alkohol ausgeschenkt wird, wird in vielen Fällen eine Ausschankgenehmigung benötigt. Diese ist in der Regel mit strengen Auflagen verbunden, z. B. hinsichtlich Jugendschutzbestimmungen.
2. Sicherheits- und Brandschutzvorschriften Sicherheit ist bei jeder Veranstaltung ein zentrales Thema. Folgende Vorschriften müssen beachtet werden:
   • Brandschutz: Notausgänge müssen gut sichtbar und frei zugänglich sein, und es müssen ausreichend Feuerlöscher vorhanden sein. Bei größeren Veranstaltungen sind eventuell auch zusätzliche Brandschutzmaßnahmen erforderlich, wie etwa der Einsatz von Brandschutzwachen.
   • Flucht- und Rettungswege: Diese müssen eindeutig ausgeschildert und im Notfall leicht zugänglich sein. Blockierte Fluchtwege können erhebliche Sicherheitsrisiken darstellen und führen zu Strafen.
   • Maximale Besucherzahl: Die Kapazität der Location darf nicht überschritten werden. Diese Vorgaben sind oft durch den Brandschutz oder die Bauordnung geregelt und müssen strikt eingehalten werden.
3. Haftung und Versicherung Eine Veranstaltung bringt immer gewisse Risiken mit sich. Veranstalter sollten sich daher über ihre Haftungsrisiken im Klaren sein und die entsprechenden Versicherungen abschließen:
   • Veranstaltungshaftpflichtversicherung: Diese Versicherung deckt Schäden ab, die während des Events an Personen oder Eigentum entstehen können.
   • Haftpflicht für den Personenschutz und Sicherheitsdienst: Sicherheitsunternehmen, die Personenschutz und andere Sicherheitsaufgaben übernehmen, müssen ebenfalls versichert sein, um ihre Angestellten und Gäste zu schützen.
   • Veranstaltungsausfallversicherung: Diese Versicherung schützt vor finanziellen Verlusten, falls das Event aufgrund von unvorhersehbaren Umständen (wie schlechtem Wetter bei Outdoor-Events) abgesagt oder verschoben werden muss.
4. Lärmschutz und Umweltauflagen Je nach Art und Ort der Veranstaltung können Lärmschutz- und Umweltvorschriften relevant sein:
   • Lärmschutzverordnung: Bei Events mit lauter Musik oder großen Menschenmengen müssen die örtlichen Lärmschutzverordnungen eingehalten werden. Diese können Einschränkungen hinsichtlich der Lautstärke oder der Dauer des Events vorsehen, insbesondere in Wohngebieten.
   • Abfallentsorgung: Es muss ein Konzept zur Abfallentsorgung vorliegen, insbesondere bei größeren Events. Hierbei sollten Maßnahmen zur Mülltrennung, Reduzierung und zum Recycling eingeplant werden. Häufig wird ein professioneller Reinigungsdienst eingesetzt, der sich um die korrekte Entsorgung kümmert.
   • Umweltauflagen: Bei Outdoor-Veranstaltungen in Naturschutzgebieten oder auf Grünflächen müssen umweltbezogene Auflagen wie der Schutz von Pflanzen und Tieren beachtet werden.

Sicherheitsdienst zum Eventschutz: Empfangsdienst, Überwachung und Schutz

Während der Veranstaltung ist ein professioneller Sicherheitsdienst zum Eventschutz nicht nur für die allgemeine Überwachung und den Schutz der Gäste zuständig, sondern übernimmt auch den Pforten- und Empfangsdienst. Dieser spielt eine wichtige Rolle, um den ersten Kontakt der Gäste mit der Veranstaltung zu gestalten und sorgt dafür, dass der Einlass und der Aufenthalt von Anfang an professionell und reibungslos verlaufen.

• Empfangsdienst: Professioneller Empfang der Gäste Der Empfangsdienst ist das erste Gesicht der Veranstaltung und hat somit einen großen Einfluss auf den ersten Eindruck der Gäste. Die Sicherheitskräfte im Empfangsbereich sind verantwortlich für:
  • Freundlicher Empfang der Gäste: Der Empfangsdienst begrüßt die Gäste und VIPs bei ihrer Ankunft und sorgt für einen reibungslosen Einlass. Dies beinhaltet auch die Überprüfung von Einladungen oder Akkreditierungen und das Zuweisen von Namensschildern oder Armbändern.
  • Zugangs- und Einlasskontrolle: Der Empfangsdienst überprüft die Berechtigung zum Zutritt der Veranstaltung, indem er Gästelisten abgleicht oder Tickets scannt. Dies stellt sicher, dass nur autorisierte Personen Zugang zur Veranstaltung haben.
  • Information und Wegweisung: Häufig dient der Empfangsdienst auch als Informationspunkt, an dem Gäste nach dem Weg zu bestimmten Bereichen (z. B. Garderoben, Konferenzräumen oder Toiletten) fragen können. Die Empfangskräfte helfen den Gästen, sich auf der Veranstaltung zurechtzufinden und orientieren sich am Ablaufplan des Events.
  • VIP-Betreuung: Bei besonderen Gästen oder VIPs übernimmt der Empfangsdienst zusätzlich die Aufgabe, diese besonders zu betreuen. Dies kann das Begleiten der VIPs zu ihren Plätzen oder speziellen Bereichen umfassen, um ihnen einen sicheren und komfortablen Aufenthalt zu gewährleisten.
• Überwachung und Schutz während des Events: Neben dem Empfangsdienst übernimmt der Sicherheitsdienst während des Events die Aufgabe, den Veranstaltungsort und die Gäste kontinuierlich zu überwachen und zu schützen. Zu den Hauptaufgaben gehören:
  • Einlasskontrolle: Während der gesamten Veranstaltung sorgt der Sicherheitsdienst dafür, dass der Einlass überwacht wird. Dies verhindert unbefugtes Betreten und sorgt für die Sicherheit der Teilnehmer.
  • Wachdienst und Revierdienst: Der Sicherheitsdienst patrouilliert regelmäßig in den Veranstaltungsräumen sowie in Außenbereichen, um potenzielle Risiken zu identifizieren und sofort auf verdächtige Aktivitäten reagieren zu können.
  • Personenschutz: Besonders bei hochkarätigen Gästen oder VIPs ist der Personenschutz ein zentraler Bestandteil. Speziell geschulte Sicherheitskräfte begleiten diese Gäste während des gesamten Events und sorgen für deren Sicherheit.
  • Brandschutz und Sicherung von Notausgängen: Der Sicherheitsdienst stellt sicher, dass alle Notausgänge jederzeit zugänglich sind und im Ernstfall schnell evakuiert werden kann.
• Parkplatz-Ordner: Zusätzlich organisiert der Sicherheitsdienst die Parkplatzaufsicht. Die Parkplatz-Ordner leiten den Verkehr und helfen den Gästen, ihre Fahrzeuge sicher abzustellen. Sie sorgen dafür, dass Parkplätze effizient genutzt werden und Engpässe oder Unfälle vermieden werden.

Logistik- und Transportdienst: Sichere Anlieferung und Transport

Die Logistik- und Transportdienste kümmern sich um die pünktliche und sichere Anlieferung von Materialien, Technik und Ausstattung sowie den Transport von Gästen und VIPs.

• Personentransport: VIP-Gäste sollten komfortabel und sicher an- und abreisen können. Ein Limousinen- oder Shuttle-Service sorgt für den notwendigen Komfort.
• Materialtransport: Umzugsunternehmen übernehmen den Transport schwerer und wertvoller Gegenstände wie Klaviere, Bühnentechnik und Dekoration. Sie bieten Transportlösungen für empfindliche und große Ausrüstungen an.
• Techniktransport: Für den sicheren Transport von Licht-, Ton- und Bühnentechnik müssen spezialisierte Transportdienstleister hinzugezogen werden, um Schäden zu vermeiden.

Der Transport von Materialien, Technik und Dekoration ist essenziell für den erfolgreichen Ablauf eines Events. Besonders bei großen und wertvollen Gegenständen wie Bühnentechnik, Musikinstrumenten oder schwerem Equipment wie Klaviere ist es wichtig, einen zuverlässigen Transportdienst zu engagieren, der sich auf diese Anforderungen spezialisiert hat.

Ein professioneller Transportdienst, wie ihn viele Umzugsunternehmen anbieten, sorgt dafür, dass alles pünktlich und unversehrt am Veranstaltungsort ankommt. Diese Unternehmen verfügen über die notwendige Erfahrung und das richtige Equipment, um empfindliche oder sperrige Gegenstände sicher zu transportieren. Vom richtigen Verpacken über das sichere Verladen bis hin zur termingerechten Lieferung – ein professioneller Dienstleister nimmt dir diesen wichtigen Aspekt der Eventlogistik ab.

Um den besten Transportdienst für dein Event zu finden, lohnt es sich, unkompliziert mehrere Angebote von Transportdienstleistern einzuholen, zu vergleichen und den passenden Service für deine Veranstaltung auszuwählen. So kannst du sicherstellen, dass sowohl das Preis-Leistungs-Verhältnis stimmt als auch deine individuellen Anforderungen an den Transport erfüllt werden – ohne den Stress einer langen Suche.

Reinigungsdienst: Sauberkeit von Anfang an

Ein Reinigungsdienst stellt sicher, dass die Location vor, während und nach der Veranstaltung in einem sauberen und einladenden Zustand ist.

• Vor der Veranstaltung: Eine gründliche Reinigung des Veranstaltungsortes, inklusive Böden, Fenster und Sanitärbereiche, schafft die perfekte Ausgangsbasis für die Dekoration und den Aufbau.
• Laufende Reinigung: Während des Events sollten Sanitäreinrichtungen und stark frequentierte Bereiche sauber gehalten werden.
• Endreinigung: Nach dem Event sorgt der Reinigungsdienst dafür, dass die Location wieder besenrein hinterlassen wird.

Catering: Für das leibliche Wohl sorgen

Das Catering ist ein zentraler Bestandteil jeder Veranstaltung und trägt wesentlich zur Zufriedenheit der Gäste bei. Dabei geht es nicht nur um die Auswahl der Speisen und Getränke, sondern auch um die Bereitstellung der richtigen Utensilien und das Servieren der Speisen auf eine praktische Weise. Besonders bei größeren Veranstaltungen oder solchen, bei denen sich die Gäste viel bewegen, spielen To-Go-Becher und Pappteller eine wichtige Rolle.

• Menüplanung: Es ist wichtig, ein Menü anzubieten, das den Bedürfnissen und Vorlieben der Gäste entspricht. Dies kann von einem Buffet über ein mehrgängiges Menü bis hin zu Fingerfood und Snacks reichen. Stelle sicher, dass es eine breite Auswahl gibt, die auch vegetarische, vegane oder allergikerfreundliche Optionen beinhaltet.
• Getränkeangebot: Neben den Speisen muss das Getränkeangebot vielfältig und passend sein. Neben Wasser und Softdrinks sollten auch Kaffee und Tee angeboten werden. Besonders bei Konferenzen und längeren Events sind Kaffeespezialitäten ein Muss.
• To-Go-Becher und Pappteller: Bei vielen Events, besonders bei Konferenzen, Messen oder Outdoor-Veranstaltungen, sind Kaffee-To-Go-Becher und Pappteller unverzichtbar. Sie ermöglichen es den Gästen, Speisen und Getränke mitzunehmen, während sie sich durch die Veranstaltung bewegen. Es ist daher wichtig, dass du ausreichend von diesen Einwegartikeln zur Verfügung stellst.
  • Kaffee-To-Go-Becher: Gerade bei größeren Veranstaltungen, bei denen Kaffee eine wichtige Rolle spielt, ist es sinnvoll, To-Go-Becher bereitzustellen. Diese sollten in ausreichender Menge vorhanden sein, damit den Gästen nicht der Kaffee ausgeht oder sie keine Behälter mehr haben.
  • Pappteller: Wenn Speisen als Fingerfood oder von einem Buffet serviert werden, sind Pappteller die ideale Lösung, um eine einfache Handhabung zu gewährleisten. Sie sind leicht, praktisch und ermöglichen den Gästen, ihre Speisen problemlos zu tragen.
  • Nachhaltigkeit: Achte darauf, dass die To-Go-Becher und Pappteller möglichst umweltfreundlich sind. Es gibt biologisch abbaubare oder recycelbare Optionen, die den ökologischen Fußabdruck deiner Veranstaltung reduzieren können.
• Servicepersonal: Gut geschultes Personal sorgt für einen reibungslosen Ablauf bei der Verpflegung der Gäste. Es sollte nicht nur Speisen und Getränke servieren, sondern auch dafür sorgen, dass die Tische regelmäßig abgeräumt und nach Bedarf neu eingedeckt werden. Bei Self-Service-Lösungen wie Buffets sollte das Personal darauf achten, dass alles ordentlich und sauber bleibt.
• Müllentsorgung und Abfallmanagement: Gerade durch den Einsatz von To-Go-Bechern und Papptellern kann während der Veranstaltung viel Müll anfallen. Es ist wichtig, dass ausreichend Mülleimer aufgestellt werden und der Müll regelmäßig entsorgt wird. Ein Reinigungsdienst sollte sich während des Events darum kümmern, dass die Essensbereiche und Aufenthaltsräume stets sauber gehalten werden.

Dekoration: Die passende Atmosphäre schaffen

Die Dekoration beeinflusst maßgeblich die Atmosphäre und das Ambiente deiner Veranstaltung. Sie sollte gut geplant und auf das Thema oder den Stil der Veranstaltung abgestimmt sein.

• Raumgestaltung: Von Blumenarrangements über Tischdekoration bis hin zu thematisch passender Beleuchtung – Dekorationen sorgen für das visuelle Erlebnis.
• Möbel und Bestuhlung: Eine passende Bestuhlung und stilvolle Möbel schaffen Komfort und Eleganz.
• Aktivitäten: Je nach Art des Events können zusätzliche Unterhaltungselemente wie Fotoboxen, Spiele oder Vorführungen eingeplant werden.

Unterhaltung: Gäste begeistern

Die Unterhaltung spielt eine Schlüsselrolle bei der Schaffung der richtigen Atmosphäre und sorgt dafür, dass sich die Gäste wohlfühlen und gut unterhalten werden.

• Musik: DJs oder Live-Bands sorgen für die richtige Stimmung.
• Redner und Künstler: Falls deine Veranstaltung informative oder unterhaltende Vorträge enthält, müssen Redner oder Künstler gebucht und organisiert werden.
• Aktivitäten: Je nach Art des Events können zusätzliche Unterhaltungselemente wie Fotoboxen, Spiele oder Vorführungen eingeplant werden.

Technik: Alles für Licht und Ton

Die Technik ist unerlässlich, um eine reibungslose Veranstaltung zu gewährleisten. Eine professionelle Ton- und Lichttechnik schafft die gewünschte Atmosphäre und unterstützt den Ablauf des Events.

• Lichttechnik: Die richtige Beleuchtung hebt die Stimmung und kann bestimmte Akzente setzen.
• Tontechnik: Eine ausgezeichnete Tonqualität ist für Reden, Konzerte oder musikalische Untermalung unverzichtbar.
• Bühnentechnik: Bei größeren Veranstaltungen muss die Bühnentechnik professionell aufgebaut und sicher betrieben werden.

Fotografie: Ein wichtiger Bestandteil der Eventplanung

Ein oft übersehener, aber wesentlicher Aspekt der Eventplanung ist die Fotografie. Professionelle Fotos sind nicht nur wertvolle Erinnerungen für die Teilnehmer, sondern können auch für zukünftige Marketingzwecke oder zur Dokumentation des Events genutzt werden. Hier sind die wichtigsten Gründe, warum die Einbindung eines professionellen Fotografen oder Videografen in deine Eventplanung unerlässlich ist:

• Dokumentation des Events Ein professioneller Fotograf sorgt dafür, dass die Veranstaltung aus verschiedenen Perspektiven festgehalten wird – von den Highlights bis zu den kleinen Momenten, die das Event einzigartig machen. Dabei können sowohl die Atmosphäre als auch emotionale Reaktionen der Gäste festgehalten werden.
• Marketing und Öffentlichkeitsarbeit Fotos vom Event sind wertvolles Material für Social Media, Newsletter, Blogs oder die Unternehmenswebsite. Sie vermitteln ein lebendiges Bild der Veranstaltung und sind ein starkes Mittel zur Promotion zukünftiger Events. Auch für die interne Kommunikation oder Presseveröffentlichungen sind hochwertige Bilder essenziell.
• Erinnerungen für Gäste und VIPs Für viele Gäste – insbesondere VIPs – sind professionelle Fotos eine tolle Erinnerung an das Event. Du kannst den Gästen nach dem Event Zugang zu den Bildern geben, entweder durch einen Online-Link oder als Teil eines exklusiven Eventpakets.
• Visuelle Darstellung der Location, Dekoration und Atmosphäre Fotos können den Aufwand und die Detailgenauigkeit zeigen, die in die Gestaltung der Dekoration, das Catering und die Unterhaltung geflossen sind. Solche Aufnahmen können auch als Inspiration für zukünftige Veranstaltungen dienen oder als Referenz bei der Zusammenarbeit mit Dienstleistern.
• Eventfotos für Sponsoren und Partner Wenn das Event von Sponsoren unterstützt wird, sind Fotos ein wertvolles Tool, um den Sponsoren und Partnern die Reichweite und den Erfolg des Events zu verdeutlichen. Dies stärkt die Beziehung zu ihnen und erhöht die Wahrscheinlichkeit einer erneuten Zusammenarbeit.

• Erfahrung: Achte darauf, dass der Fotograf Erfahrung mit Eventfotografie hat. Veranstaltungen erfordern Schnelligkeit und Flexibilität, da wichtige Momente oft nur kurzzeitig stattfinden.
• Briefing: Gib dem Fotografen klare Anweisungen, welche Art von Fotos du benötigst. Soll der Fokus auf den Gästen, der Bühne, der Dekoration oder der allgemeinen Atmosphäre liegen?
• Rechte und Nutzung: Stelle sicher, dass du alle notwendigen Nutzungsrechte an den Fotos erhältst, um diese für Marketing- und Werbezwecke zu verwenden.

Checkliste für Eventplanung und Organisation von Veranstaltungen

• Planung und Organisation:
  • Ziel und Zielgruppe festlegen
  • Termin festlegen
  • Event-Location finden
  • Budget und Finanzierung planen
  • Sponsoren finden
  • Zeitplan erstellen und Dienstleister koordinieren
• Sicherheitsdienst:
  • Sicherheitskonzept entwickeln
  • Empfangsdienst, Eventschutz, Personenschutz, Zugangskontrolle und Parkplatz-Ordner buchen
  • Notausgänge und Evakuierungspläne einrichten
• Logistik- und Transportdienst:
  • Limousinen- oder Shuttle-Service für VIPs organisieren
  • Umzugsunternehmen für den Transport von Equipment, schweren und wertvollen Gegenständen wie Klaviere, Bühnentechnik, Dekoration engagieren
  • Flexibler Materialtransport für Nachlieferungen
• Reinigungsdienst:
  • Vorreinigung der Location sicherstellen, um einen sauberen Veranstaltungsort zu gewährleisten
  • Laufende Reinigung während der Veranstaltung planen
  • Endreinigung der Location sicherstellen, einschließlich Müllentsorgung und gründlicher Säuberung von Veranstaltungs- und Sanitärbereichen
• Catering:
  • Menü und Getränkeangebot planen, inklusive Berücksichtigung von Ernährungswünschen (vegan, vegetarisch, allergenfrei)
  • Ausreichend Kaffee-To-Go-Becher und Pappteller für flexible Verpflegung bereitstellen
  • Servicepersonal und Müllentsorgung organisieren
• Unterhaltung:
  • DJs, Bands, Redner und zusätzliche Unterhaltungselemente wie Fotoboxen buchen
  • Zeitplan für Auftritte und Aktivitäten erstellen
• Dekoration:
  • Raumgestaltung und Themen-Dekoration planen
  • Möbel, Blumenarrangements und Beleuchtung entsprechend dem Konzept buchen
• Technik:
  • Licht-, Ton- und Bühnentechnik sicherstellen
  • Techniker für Aufbau und Betreuung der Technik während des Events beauftragen
• Fotografie:
  • Professionellen Fotografen für Eventdokumentation buchen
  • Briefing des Fotografen bezüglich wichtiger Motive und Momente